Agilnost i Transformacija

Šta je Agilnost, a šta Transformacija?

“True motivation comes from achievement, personal development, job satisfaction, and recognition.” – Frederick Herzberg

“Progress doesn’t come from early risers — progress is made by lazy men looking for easier ways to do things.” – Robert Heinlein

Agilnost i transformacija, zajedno sa organizacionom elastičnošću tj. žilavošću (resilience) su neizbežni pojmovi u savremenom poslovnom rečniku. Prema pojedinim mišljenjima, organizaciona agilnost predstavlja potragu za inovativnim načinima izgradnje i održavanja organizacione elastičnosti, zaštite prihodovnih tokova, racionalizacije operacija uz ostvarivanje angažovanja (engagement) zasposlenih. Navedeno se postiže provođenjem organizacionih transformacija odnosno realizacijom transformacionih strategija , u čemu upravljanje projektima (Project Management) daje puni doprinos. Dakle, agilnost i transformacija, zajedno sa upravljanjem projektima, vode ka većem stepenu elastičnosti organizacije.

Organizaciona agilnost

Agilnost (Agility) je termin koji se odnosi na sposobnost brzog i efikasnog reagovanja na promene i izazove, odnosno na sposobnost brzog prilagođavanja novim okolnostima, brzog donošenja odluka i reagovanja na promene. Poslovna agilnost (Business Agility) odnosno Organizaciona agilnost (ili često samo agilnost) je sposobnost da se brzo oseti i prilagodi spoljnim i unutrašnjim promenama, u cilju isporuke relevantnih rezultata na produktivan i isplativ način. S druge strane, pod terminom agilno (agile) se podrazumevaju konkretni principi i prakse koji su se razvili tokom poslednjih nekoliko decenija, prvenstveno unutar softverske industrije. U suštini, pod agilnim se podrazumeva razmišljanje i stavovi zasnovani na skupu ključnih vrednosti i principa stvorenih za bolji zajednički rad, uz kontinuirano isporučivanje vrednosti i sa orijentacijom prvenstveno na ljude. Agilni pristupi i agilni metodi su krovni termini kojima se obuhvataju raznovrsni okviri i prakse. Procenjuje se da trenutno postoji preko 40 agilnih metoda sa preko 70 agilnih praksi.

“If you are thinking about Agile as a set of tools and processes, you’re looking for the wrong thing. You can’t go to the store and “buy” some Agile management.” ― Stephen Denning, Forbes Senior Contributor, The Age of Agile: How Smart Companies Are Transforming the Way Work Gets Done

Organizaciona agilnost zahteva više od jednog načina delovanja u svim funkcijama. Unutar fleksibilnih organizacija, svi pristupi upravljanju projektom i projektnim isporukama potencijalno imaju svoje mesto. Ovakve organizacije biraju metod ili pristup na osnovu karakteristika projekta i organizacionih potreba, uz sposobnost da minimizuju rizike, kontrolišu troškove i povećaju vrednost. Kako bi se izborile sa sopstvenim i karakterističnim izazovima, ove organizacije koriste više od jednog pristupa u upravljanju projektima, rekonfigurišu svoje procese i kombinuju različite tehnike. Dodatno, uspostavlja se mindset koji omogućava fleksibilnost i upotrebu odgovarajućeg pristupa za svaki pojedinačan projekat.

Agility is the ability of an organization to renew itself, adapt, change quickly, and succeed in a rapidly changing, ambiguous, turbulent environment. Agility is not incompatible with stability – quite the contrary. Agility requires stability for most companies.

Aaron De Smet, McKinsey

Five Dimensions of Enterprise Agility:

Technology enablers
Talent model
Ways of working
Organizational model
Planning & Performance management

PricewaterhouseCoopers (PwC)

Business Agility is the ability to compete and thrive in the digital age by quickly responding to market changes and emerging opportunities with innovative, digitally-enabled business solutions.

Scaled Agile, Inc.

Organizaciona transformacija

Organizaciona transformacija je proces promene koji najčešće obuhvata promene strategije, operativnog modela, organizacione strukture, procesa, organizacionog ponašanja i kulture. Cilj transformacije je da se unapredi funkcionisanje organizacije i da se poboljša njena sposobnost prilagođavanja promenama, u cilju ostvarivanja dugoročnog uspeha. Posledično, ključno je shvatiti da su transformacija i strategija međusobno isprepletene i da uzrokuju međusobne promene. Ključni pokretači Organizacione transformacije su: Novi načini rada, Ponašanje korisnika, Tržišni trendovi, Talenti i Tehnologije.

Najčešći razlozi za transformacije su: restruktuiranje radi rasta; povećanja prihoda i udela na tržištu; smanjivanje troškova; poboljšanje inovativnih sposobnosti; unapređenja organizacione kulture; usvajanje novih tehnologija; digitizacija poslovanja; promene eksternih sila i konkurentske pozicije; unapređenja procesa i smanjivanje IT kompleksnosti.

Organizaciona transformacija često zahteva implementaciju brojnih inicijativa i projekata kako bi se ostvarili željeni rezultati. Upravljanje projektima omogućava da se planiraju, organizuju, realizuju i kontrolišu aktivnosti vezane za implementaciju promena u okviru organizacije. Stoga, upravljanje projektima ima ključnu ulogu u provođenju organizacione transformacije, putem upravljanja složenim inicijativama kao međuzavisnim projektima, osiguravanjem usklađenosti napora i usmeravanjem ka zajedničkom cilju. Dodatno, organizacije mogu da prate napredovanje, identifikuju i razreše prepreke, kao i da mere uticaj napretka transformacije.

Ključni faktori uspešnosti organizacione transformacije

Jasna i razumljiva strategija i ciljevi: CxO nivo mora jasno definisati strategiju i ciljeve transformacije, te ih komunicirati sa svima u organizaciji
Učešće svih: Svi zaposleni moraju biti uključeni u proces i razumeti kako će na njih, direktno ili indirektno, transformacija uticati
Fleksibilnost i spremnost na promene: Transformacija podrazumeva promene, a organizacija mora biti spremna da se prilagodi novim situacijama i da menja svoj pristup u skladu sa potrebama
Timski rad: Transformacija se najbolje provodi kada CxO nivo, poslovne funkcije i tehničko osoblje uključeno u proces i rade zajedno
Kontinuirano praćenje i evaluacija: Transformacija nije jednokratan proces i transformacione inicijative traju duži vremenski period. Neophodno je kontinuirano praćenje napretka uz evaluaciju rezultata kako bi se utvrdilo da li se ciljevi ostvaruju
Održivo poslovanje: Organizaciona transformacija mora biti održiva i zahteva dugoročno vođenje i upravljanje da bi se obezbedila dugotrajna stabilnost i uspeh

Ključni problemi u organizacionoj transformaciji

Motivacija i otpor: Zaposleni često ne vide koristi od transformacije i ne odobravaju promene
Efikasnost komunikacije: Komunikacija između lidera i zaposlenih često nije efikasna, što dovodi do nesporazuma i frustracije
Niska fleksibilnost i otpornost na promene: Neki zaposleni i poslovni procesi mogu biti otporni na promene, što može da usporava ili čak onemogućava transformaciju
Nizak nivo implementacije tehnologije: Transformacija često zahteva nove tehnologije, ali implementacija i integracija ovih tehnologija često nije uspešna
Loše upravljanje projektima: Transformacione inicijative se smatraju projektima, a samo upravljanje projektom može biti neefikasno i dovesti do kašnjenja ili neuspeha
Nedovoljna podrška od strane lidera i menadžera: Bez jasne podrške lidera i menadžera, transformaciona inicijativa može biti uskraćena za resurse i redukovane efikasnosti.

Najčešće organizacione transformacije

Transformacija poslovanja, koja obuhvata reorganizaciju i unapređenje poslovnih procesa i strukture

Digitalna transformacija, u najširem smislu se može shvatiti kao spajanje digitalnih tehnologija sa inovativnim organizacionim, operativnim i poslovnim modelom, ali i kao kreiranje novih načina poslovanja, poboljšanje poslovnih procesa i unapređenje internih i eksternih kapaciteta

Agilna transformacija, zasnovana na agilnim principima, fokusira se na poboljšanje brzine i agilnosti organizacije

Digitalni poremećaji i trendovi (Arthur D. Little)

Strategy and transformation are intrinsically intertwined – you can’t have one without the other.

Brightline Initiative – PMI

Organizational transformations are inherently complex, multidimensional processes. Leaders are often tempted to define a master plan, declare the planning phase complete, and delegate implementation to others. Successful initiatives are managed quite differently. Leaders recognize that the effort can never be fully planned in advance.

Dichter, Gagnon, Ashok – McKinsey

All transformations are tough, and confidence is bound to dip. This is not only inevitable, it’s key to the transformation’s success: Heightened stress raises performance (up to a point), and leaders who learn from their emotions bring those lessons into the transformation.

White, Smets, Canwell – HBR

Agilna transformacija

Agilna transformacija podrazumeva promenu načina razmišljanja i rada u organizaciji, što može biti vrlo izazovno. Stoga, ključno je da svi učesnici razumeju i podržavaju agilne principe i vrednosti. Organizacija mora da se posveti agilnoj transformaciji kako bi se stvorila kultura koja podržava timski rad, brze cikluse razvoja i kontinuirano unapređenje. U tom smislu, neophodna je i zahteva se odlučnost, odgovornost i spremnost na promene na svim nivoima organizacije. Niti jedna transformacija se ne događa preko noći, već zahteva dugoročan napor stvaranja kulture agilnosti, promenu navika, ponašanja i procesa u organizaciji. Neki od rezultata koji će biti vidljivi su povećanje produktivnosti, smanjenje troškova i povećanje zadovoljstva klijenata. Proces agilne transformacije posebno zahteva strpljenje i kontinuirane napore.

Agilne metode pomažu u stvaranju fleksibilnijeg i otvorenijeg okruženja za rad u kojem zaposleni imaju više slobode i odgovornosti, što dovodi do većeg zadovoljstva i motivacije. Posledično, agilna transformacija dovodi do većeg zadovoljstva zaposlenih i jačanja timova. S druge strane, agilna transformacija dovodi do povećanja fleksibilnosti organizacije u odnosu na tržišne i tehnološke promene, dok agilne metode omogućavaju organizaciji da brže reaguje na promene i da se prilagodi potrebama klijenata.

Ključni elementi u kontekstu organizacione agilnosti, transformacije i promena uključuju snažno liderstvo, jasnu komunikaciju, veći nivo ovlašćenja zaposlenih, fokus na kontinuirano poboljšanje i spremnost da se prihvati rizik i neizvesnost. Integracijom ovih elemenata u svoje poslovanje, organizacija može izgraditi temelje za uspešnu i održivu budućnost.

Ključni učesnici u procesu agilne transformacije su upravljački tim, menadžeri, timovi i pojedinci u organizaciji. Preduslovi za uspešnu agilnu transformaciju obuhvataju spremnost na promene, visoku stopu podrške na svim nivoima, neophodne resurse i kapacitete.

PMO i Transformacija

U okruženju visoke odzivnosti, gde se pristupi projektima razlikuju i gde je u toku agilna transformacija, (agilni) PMO može dodatno pomoći organizaciji da bude konkurentnija i više usresređena na klijenta. Uloga projekata je presudna u isporuci vrednosti odnosno koristi klijentima. Pod uticajem novih pristupa upravljanju projektima, PMO može biti svetionik za druge funkcije, pogotovo kad se razvije u snažnog pokretača strategije.

Prethodno posebno vredi za osnovne poslovne funkcije (shared services), kao što su finansije, pravo, nabavka i ljudski resursi. Navedene funkcije podržavaju projekte, bilo direktno ili indirektno, a kako se pristupi projektima menjaju, moraju se menjati i načini na koje one funkcionišu. Navedeno minimalno obuhvata upravljanje budžetskim ciklusima, talentima, rizicima i nabavkama. Kako PMO lideri verovatno imaju najbolji uvid u potrebne promene, oni mogu biti agenti promena i snažni zagovornici agilne transformacije. Njihova uloga može obuhvatiti i pomoć drugim funkcijama u identifikovanju novih procesa i procedura koji će doprineti uspehu projekata, bez obzira na pristup. Važno je da PMO lideri imaju ključnu ulogu u komunikaciji o organizacionoj agilnosti, u kontekstu projekata i programa čitave organizacije.

Prednosti angažovanja PM eksperata

Objektivnost, stručnost i iskustvo
Značajno veće šanse za uspeh projekata
Bolje upravljanje rizicima
Brže rešavanje problema
Povećanje agilnosti i fleksibilnosti
Analize poslovanja s predlozima unapređenja
Pomoć u unapređenju poslovnih procesa
Pomoć u unapređenju poslovanja
Obuke i podrška internim strukturama
Povećanje zadovoljstva klijenata i zaposlenih
Pravovremeno izveštavanje, uvid u stanje i praćenje napretka