Osnovni OPM elementi
Organizaciono Upravljanje Projektima - elementi
Kako bi se uspostavilo efektivno i efikasno Organizaciono upravljanje projektima (Organizational Project Management) neophodan je dugoročan napor organizacije. Za očekivati je veliki nivo organizacionih promena u cilju ostvarivanja koristi. Smatra se da su 4 ključna OPM elementa: Strateško usklađivanje, Projektna uprava, Metodologije Organizacionog upravljanja projektima i Upravljanje kompetencijama.
Pored navedenih, jako su važni i segmenti: Prilagođavanja organizacione strukture, Unapređenja organizacione kulture, Implementacije informacionih sistema za podršku upravljanju projektima (sa drugim alatima) i uspostavljanje i razvoj Sistema reportinga i verifikacije.
Osnovni elementi Organizacionog Upravljanja projektima (OPM)
Strateško usklađivanje
Strateško usklađivanje predstavlja usklađivanje projekata, programa i portfolia sa organizacionim kratkoročnim i dugoročnim strateškim ciljevima. Takođe, strateško usklađivanje, podržano sa projektnom upravom, omogućava organizaciji konzistentno upravljanje i usklađivanje portfolia sa poslovnom strategijom, s krajnjim ciljem maksimizovanja vrednosti koje daju portfolia. Organizacija treba da uspostavi formalizovane procese selekcije i odabira projekata koji najviše doprinose realizaciji strategije, putem upravnih tela koja definišu strateške ciljeve, benefite i provode odobravanje projekata. Za selekciju projekata, organizacija treba da razvije sopstvene višekriterijumske modele.
Projektna uprava (Project Governance)
Projektna uprava omogućava organizaciji da konzistentno upravlja svojim projektima, maksimizuje vrednost projektnih rezultata i pravovremeno odlučuje o svim bitnim aspektima. Efektivna projektna uprava jeste deo korporativnog upravnog sistema i deo je šireg konteksta organizacione uprave. Svaka organizacija ima karakteristična obeležja i mogući su različiti načini stvaranja upravnih tela u organizacionom upravljanju projektima.
Metodologije organizacionog upravljanja projektima
Metodologije organizacionog upravljanja projektima su sistemi praksi, tehnika, procedura i pravila koje koriste oni koji izvršavaju poslove u upravljanju projektima. Ovo je krucijalni element OPM-a obzirom da povezuje kritične delove organizacije. Efektivne metodologije su sačinjene prema potrebama organizacije i poslovnom modelu. Moraju biti fleksibilne za unapređenja u skladu sa potrebama i promenama u organizaciji. Organizacije imaju specifična znanja o svojim projektima tako da je svrsishodno postojanje više metodologija. Mogu biti bazirane na različitim pristupima upravljanju projektom (prediktivni, hibridni, adaptivni), okvirima (npr. SAFe, Nexus, LeSS i dr.), metodama (npr. Scrum, Lean i dr.) i njihova primena zavisi od pojedinačnog projekta (tip, značaj, kompleksnost …).
Upravljanje kompetencijama
Upravljanje kompetencijama obuhvata i organizacione i lične kompetencije, te treba da obezbedi da svi nivoi, uključujući menadžere/lidere, vlasnike procesa i članove timova, poseduju kompetencije i razumeju svoje uloge. Organizacije često razvijaju sopstvene liste bitnih kompetencija, povremeno ih reviduju u skladu sa potrebama i promenama, a sam razvoj projektnih menadžera / lidera / članova timova / zaposlenih treba da je podržan od People Management-a. S druge strane, organizacija analizira sopstvene sposobnosti i kompetencije, identifikuje ključne sposobnosti ili čak bazne kompetencije u projektnom menadžmentu te kontinuirano radi na unapređivanju istih.
Prilagođavanje organizacione strukture
Organizaciona struktura ima poseban uticaj na projekte, te u zavisnosti od potrebe i procena svaka organizacija kreira strukture prema sopstvenim potrebama. Pojedine strukture u manjoj ili većoj meri pogoduju upravljanju projektima (od tradicionalnih formi do modernih “flat” i mrežnih struktura). PMO, ili neki sličan oblik (APMO ili LACE ili BRM i sl.) je svakako deo struktura. Dodatno, na ovaj način se definišu i propisuju pozicije te ovlašćenja, odgovornosti i nadležnosti projektnih menadžera/lidera, projektnih timova, kao i drugih uloga na projektima.
Unapređenje organizacione kulture
Ključni element u Organizacionom ponašanju je Organizaciona kultura, sa dokazanim jakim pozitivnim vezama između pojedinih tipova kulture i projektnih perfomansi (npr. Adhokratija, konstruktivni i tipovi koje karakteriše saradnja i učenje). S druge strane, menjanje organizacione kulture u smeru podrške upravljanju projektima može biti “teška borba” i jedan od najtežih zadataka.
Informacioni sistemi i alati
Informacioni sistemi za podršku upravljanju projektima su važni gradivni elementi efikasnog i efektivnog upravljanja projektima. Posmatrano iz perspektive OPM-a, korporativna (enterprise) rešenja i implementacija na korporativnom nivou je neizostavan element. Malo je verovatno da će gotovo rešenje proizvođača u potpunosti zadovoljiti sve potrebe organizacije, te je potrebno odabrati takve sisteme koji se mogu relativno lako prilagoditi i menjati. Puni benefiti se ostvaruju integracijama sa drugim informacionim sistemima unutar organizacije (npr. ERP, BI i dr).
Sistem reportinga i verifikacije
Uspostavljanjem kvalitetnog sistema izveštavanja sa projekata, programa i portfolia postiže se pravovremenost, relevantnost, transparentnost i pouzdanost informacija, uz mogućnost proverljivosti i naknadne raspoloživosti svih potrebnih podataka. Ključni izazov u segmentu izveštavanja je ispunjavanje zahteva i zadovoljenje potreba stejkholdera na svim projektima. Iz perspektive OPM-a, izveštavanje sa pojedinačnih projekata (vezano samo za jedan projekat ili program) podskup je ovog sistema i u nadležnosti je projektnog menadžera/lidera ili tima. U suštini, informacije i podaci treba da su dostupni, da se preferira “pull” i “trust but verify” pristup. Takođe, ovim sistemom se obezbeđuju metrike (KPIs, OKRs, GQM ili dr.).