Upravljanje projektima

Šta predstavlja Upravljanje projektima

“If you haven`t read hundreds of books, you are functionally illiterate, and you will be incompetent, because your personal experience alone aren`t broad enough to sustain you” – Jim Mattis

Za razliku od tradicionalnog upravljanja projektom, gde je u fokusu bio isključivo projekat i realizacija planiranog, u poslednjih 20-tak godina u fokus dolazi strateško upravljanje projektom, te upravljanje projektima. Realizacija strategije i postizanje strateških ciljeva organizacije dodatno daje značaj upravljanju programom i portfoliom projekata. Za razliku od koncepta upravljanja pojedinačnim projektom, upravljanja programom ili multiprojektnog upravljanja, celovito i sveobuhvatno upravljanje projektima unutar organizacije/kompanije poprima krucijalnu važnost.

Najčešće se pod pojmom Upravljanje projektima podrazumeva Organizaciono upravljanje projektima (Organizational project management – OPM). OPM predstavlja širi koncept od portfolia, programa ili projekata. Ipak, ova tri domena su centralne tačke kroz koje organizacija optimizuje svoje delovanje. Dakle, OPM predstavlja integrisani okvir upravljanja portfolima, programima i projektima organizacije kako bi se ostvarili strateški ciljevi. Veštim kombinovanjem resursa i sposobnosti na distiktivan način, organizacija može stvoriti konkurentsku prednost. Podizanjem kompetencija u OPM-u, organizacija lakše i brže može ostvariti strateške ciljeve (putem implementacije strateških inicijativa). Od suštinske važnosti za uspešnu implementaciju i kontinuirani razvoj OPM-a je razumevanje koncepta, podrška najviših struktura menadžmenta i upravnih organa te usklađenost osnovnih tj. ključnih elemenata OPM-a.

Ključni izazovi u implementaciji organizacionog upravljanja projektima jesu prevazilaženje funkcionalnih barijera između silosa (ukoliko postoje), postizanje brzo vidljivih rezultata, dobro upravljanje promenama i pridobijanje podrške ključnih stejkholdera. Takođe, istovremeno se moraju stvoriti uslovi u kojima su uloge projektnih menadžera/lidera poželjne, uz efektivnu selekciju i kontinuiran razvoj projektnih menadžera. Na kraju, neizostavno je postojanje jasne vizije i šta se želi ostvariti organizacionim upravljanjem projektima. Razvoj i zrelost upravljanja projektima se može posmatrati i analizirati putem više Modela zrelosti.

Različiti nivoi otpora prema implementaciji upravljanja projektima, kao i organizacione celine iz kojih dolaze. Neophodno ih je identifikovati i naći načine prevazilaženja.

Potfolio, Program i Projekat

PMI portfolia definiše kao reprezentacije organizacionih namera, pravaca i napredovanja. Programe posmatra kao načine izvršavanja organizacionih strategija te ostvarivanja poslovnih i organizacionih ciljeva. Dodatno, portfolia u svom sastavu, pored projekata i programa, imaju i operacije, s prevashodnim ciljem ostvarivanja jedne ili više organizacionih strategija i pripadajućih ciljeva.

Poslovna vrednost (business value) je definisana kao ukupna vrednost poslovanja, što predstavlja sumu svih opipljivih i neopipljivih elemenata, te je jedinstvena za svaku organizaciju. Putem efektivnog iskorišćavanja kompetencija u upravljanju projektom, programom ili portfoliom, organizacije stiču sposobnosti da korišćenjem OUP-a ostvare strateške ciljeve, premoste jaz između organizacione strategije i realizacije poslovne vrednosti, te pribave veću ukupnu vrednost iz svojih investicija.

Upravljanje portfoliom usklađuje komponente (programe, projekte i operacije) u skladu sa organizacionom strategijom i optimizuje projektne odnosno programske ciljeve, međuzavisnosti, troškove, resurse, vremenske okvire, benefite i rizike. Na ovaj način se omogućava organizaciji sveobuhvatan uvid na refleksije strateških ciljeva u portfolia, uspostavljanje odgovarajuće uprave i odobravanje dodele ljudskih, finansijskih i materijalnih resursa, utemeljenim na očekivanim performansama i benefitima.

Upravljanje programom omogućava organizacijama usklađivanje više projekata u cilju optimizacije ili integracije troškova, napora, vremena i benefita. Fokusiran je na međuzavisnosti projekata i određivanje optimalnog pristupa upravljanju i realizaciji željenog.

Upravljanje projektom omogućava primenu znanja, procesa, veština, alata i tehnika kojima se povećava verovatnoća uspeha projekta, sa fokusom na uspešnu isporuku proizvoda, servisa ili rezultata.

Kontinualnim provođem strateškog usklađivanja portfolia, optimizacije, analize uticaja na poslovanje i razvojem organizacionih pokretača, organizacije mogu ostvariti uspešnu tranziciju strategije u portfolia, programe i projekte i postići realizaciju poslovne vrednosti.

Scrum Theory

Scrum is founded on empiricism and lean thinking. Empiricism asserts that knowledge comes from experience and making decisions based on what is observed. Lean thinking reduces waste and focuses on the essentials.

The 2020 Scrum Guide

Organizaciona pitanja i upravljanje projektima

Upravljanje projektima zahteva svesno i smišljeno planiranje i delovanje u cilju kreiranja uslova za uspeh, što neizbežno obuhvata implementaciju strategije, liderstvo, ciljeve, veštine, sisteme, rešavanje otvorenih pitanja, strukture za vođenje i iskorišćavanje dinamičke prirode projektnih poslova.
Sledeći preduslovi su osnova za uspeh projekata:

jasno komunicirana strategija – razumljiva, jasna i dobro komunicirana strategija
ciljevi – jasni kratkoročni i dugoročni ciljevi, uz redovnu evaluaciju napretka
liderstvo – uspostavljena ravnoteža između kontrole i agilnosti. U nekim organizacijama, selekciju i nadzor nad portfolima vrši PMO
poslovni procesi – prikupljanje, analiza i dostavljanje informacija neophodnih za projektne poslove
sposobnosti zaposlenih – odgovarajući ljudi sa odgovarajućim veštinama (neki ljudi nisu pogodni za ovakve poslove)
kultura i sistem performansi – bez obzira na deklarativnu podršku, upravljanje projektom se može poimati kao dodatna aktivnost
informacioni i poslovni sistemi – PMIS treba biti usklađen i integrisan u poslovanje organizacije. PMIS nije zamena za znanja, veštine i sposobnosti u upravljanju projektom
struktura tima – ostvarivanje najvišeg stepena efikasnosti i razvojnih mogućnosti
eksterni faktori – ostvarivanje usklađenosti dobavljača, procesa nabavke, ugovora i drugih vanjskih faktora sa projektima
budućnost – organizacija ne poseduje sve neophodne sposobnosti za suočavanje sa budućim izazovima te stoga treba da preduzima korake za razvoj istih

Osnovne karakteristike organizacionog upravljanja projektima

Organizaciono upravljanje projektima obuhvata integraciju:

znanja (o portfolio, program i projektnim procesima),
organizacione strategije (misija, vizija, kratkoročni i dugoročni ciljevi),
ljudi (raspolaganje kompetentnim resursima) i
procesa (faznu primenu procesnih poboljšanja).

Navedena integracija podrazumeva da OPM predstavlja odgovarajući balans znanja, procesa, ljudi i alata za podršku u svim domenima:

Strategija
Portfolio, dekompozicija strategije u inicijative i usklađivanje organizacionih resursa
Programi i projekti, razvoj inicijativa u nameravanu poslovnu vrednost kroz predvidiv sistem isporuke poslovnih rezultata
Operacije, operacionalizacija inicijativa kroz proces realizacije poslovne vrednosti
Analize uticaja na poslovanje, analiziranje uticaja i vrednosti iz procesa poslovnog odlučivanja uz obezbeđivanje rezultujućih podataka iz poslovanja
Revizije i podešavanje portfolia, na osnovu realizacije poslovne vrednosti rezultujućih podataka
Analize vrednosnih performansi, obezbeđivanje podataka o realizaciji i postignuću uz vraćanje istih natrag ka strategiji organizacije

SAFe pristup

SAFe Lean Portfolio Menadžment (LPM) vrši usklađivanje strategije i izvršenja primenom Lean pristupa i sistemskog razmišljanja. Navedeno obuhvata: strategijsko i investiciono finansiranje, agilne portfolio operacije i LEAN upravu. LPM je jedna od sedam osnovnih kompetencija Lean Kompanije, od kojih je svaka od suštinskih značaja za postizanje poslovne agilnosti (Business Agility). U većini ovih poslova učestvuje Value Management Office (VMO), nastao od Agile PMO (APMO) iz prethodne 5.1 verzije, odnosno LACE (Lean-Agile Center of Excellence).

Strategy & Investment Funding osigurava da je ukupan portfolio usklađen i finansiran u cilju stvaranja i održavanja takvih rešenja kojima će se ostvariti poslovni ciljevi

Agile Portfolio Operations koordinira i podržava decentralizovano izvršavanje programa i podstiče operativnu izvrsnost

Lean Governance vrši nadzor i donosi odluke o potrošnji, vrši poslove revizije i usklađenosti, predviđanja troškova i merenja

Full SAFe

Disciplined Agile (DA)

Disciplined Agile (DA) pruža direktne smernice koje pomažu organizacijama da pojednostave svoje procese u skladu sa kontekstom, pružajući čvrstu osnovu za poslovnu (organizacionu) agilnost. DA ukazuje kako različite poslovne funkcije rade zajedno (finansije, pravo, upravljanje portfoliom, People Management, IT operacije, arhitektura preduzeća, upravljanje dobavljačima kao i mnoge druge). Dodatno, DA opisuje čime bi se ove poslovne funkcije trebale baviti, pruža niz opcija za to i opisuje kompromise povezane sa svakom opcijom.

Za razliku od većine drugih, DA pravi razliku između dve vrste “agility at scale“:

Scaling Agile at the Team Level (taktička agilnost) – Primena agilnih i lean strategija u individualnim DA timovima. Situacioni kontekst je presudan, a ne samo veličina tima. Faktori skaliranja su: veličina tima, geografska distribucija, organizaciona distribucija, kompleksnost domena, kompleksnost rešenja, usklađenost i raspoloživost veština

Scaling Agile at the Organization Level (strateška agilnost) – Primena agilnih i lean strategija u kompletnoj organizaciji. Ovo uključuje sve oblasti i timove unutar organizacije, a ne samo IT funkcije.

Scaling Agile at the Team Level

Scaling Agile at the Organization Level

Disciplined Agile predstavlja hibridni pristup prilagođen kontektsu, kontinuirano se unapređuje i omogućava organizacijama primenu bilo kog metoda ili okvira — uključujući tradicionalne, Scrum, SAFe itd.