“Operations keeps the lights on, strategy provides a light at the end of the tunnel, but project management is the train engine that moves the organization forward.”
Joy Gumz
Upravljanje projektima, Transformacija i Agilnost
“When it is obvious that the goals cannot be reached, don’t adjust the goals, adjust the action steps” – Confucius
Upravljanje projektima (Project Management) je mnogo širi koncept od upravljanja pojedinačnim projektom. Tokom poslednje decenije, pa i nešto više, dešavaju se ogromne promene, poremećaji (disruptions) i pojava novih poslovnih modela u svakom segmentu. Organizaciona transformacija, agilnost i elastičnost (resilience) su najvažnije teme u poslednjih nekoliko godina, dok je projektni menadžment (upravljanje projektima) nezamenljiv pristup u provođenju istih. U skladu s tim, upravljanje projektima u organizaciji/kompaniji ima veći značaj od upravljanja (pojedinačnim) projektom, te posebnu ulogu u upravljanju strategijom, organizacionom transformacijom i stremljenju ka organizacionoj agilnosti. Dodatno, u poslednjem periodu je u pojedinim industrijama (i pristupima) uočljiv trend uvođenje pojma Value Delivery Management te translacija uloge projektnog menadžera u ulogu Value Delivery Manager.
Izveštaji o uspеhu organizacionih transformacija govore da postoje veliki problemi. Prema McKinsey podacima iz 2019. godine, preko 70% velikih poslovnih transformacija doživi neuspeh. Dodatno, HBR je prenio istraživanje iz 2017. godine u kojem se navodi da je 52% kompanija sa Fortune 500 liste bankrotiralo, kupljeno ili prestalo postojati kao rezultat digitalnih poremećaja, za manje od 2 decenije. Takođe je konstatovano da ne postoji sektori, industrije ili segmenti koji su imuni na promene.
Does your team have the capabilities needs to stabilize, transform and thrive in a time of uncertainty?
Uočljiva je fundamentalna promena u načinu na koji vodeće organizacije i timovi planiraju i provode inicijative. Uspešne organizacije su više fokusirane na rezultate nego na procese, s uravnoteženim pristupom strukturi i upravljanju, uz stalnu fleksibilnost. Ove organizacije omogućavaju svojim zaposlenima da ovladaju novim i različitim načinima rada (Ways of Working), da unaprede svoje veštine i stvore inovativni način razmišljanja. Međutim, ne uspevaju se sve organizacije prilagoditi i napredovati. Uprkos velikim promenana, adaptivnost, elastičnost i fleksibilnost omogućavaju ostvarivanje strategije i istinske prednosti.
Najznačajnije promene (u % ispitanih), PMI Beyond Agility
“Agile Might Be Dead, But Agility Isn’t!”
Eryk Warren, Forbes
“Agile is Dead, Long Live Agility!”
“The word ‘agile’ has been subverted to the point where it is effectively meaningless, and what passes for an agile community seems to be largely an arena for consultants and vendors to hawk services and products.”
Dave Thomas, one of the creators of the Agile Manifesto
Promene, projekti i upravljanje projektima
Svi projekti su u suštini promene. Kako su projekti postajali kompleksniji, a stepen promena sve veći, pristupi upravljanju projektom su postajali fleksibilniji i adaptivniji, pogotovo u segmentima gde se promene podrazumevaju. Danas, različite industrije koriste različite pristupe i stilove projektnog menadžmenta, dok se istovremeno u pojedinim razvijaju i novi (npr. DevOps). Uloge projektnih menadžera, odnosno tim lidera, dobile su na značaju. Do 2030. godine, prema PMI predikcijama, biće potrebno preko 2,3 miliona ljudi godišnje na pozicijama ili ulogama vezanim za upravljanje projektima. S druge strane, dolazi do evolucije i transformacije uloge projektnog menadžera/lidera u skladu sa specifičnostima projekta, konteksta i primenjenih pristupa.
Mnogi projekti propadaju zbog nefleksibilnih sistema upravljanja i krutih struktura. Kako projekti postaju složeniji, organizacijama trebaju odgovarajući i prilagođeni pristupi, usklađeni s kontekstom i specifičnostima. Dakle, akcenat treba biti na pristupima koji odgovaraju kritičnim potrebama, a ne na pristupima koji diktiraju način na koji se “mora” raditi. Upravljanje projektima bi trebalo biti efektivno i dinamično, barem kao i okruženje organizacije. Potencijal za navedeno imaju hibridni pristupi uz agnostički odnos, te bi upravljanje pojektom trebalo bazirati na kontekstu i uz prilagođeno korišćenje kako tradicionalnih tako i agilnih metoda i praksi. S druge strane, trebalo bi imati na umu da pored toga što donosi prednosti, isključivo i samo agilno upravljanje projektima može biti neprimereno kontekstu, pa čak i kontraproduktivno, te bi ga trebalo posmatrati kao podskup projektnog manadžmenta.
Organizaciona agilnost, transformacija i upravljanje projektima
Organizaciona agilnost predstavlja sposobnost kompanije da se brzo i efikasno prilagodi promenama u poslovnom okruženju. Navedeno neizostavno podrazumeva postojanje odgovarajuće organizacione kulture (koju odlikuje fleksibilnost i inovativnost), procesa i sistema koji omogućavaju i podržavaju brzo donošenje odluka i delovanje. Agilne organizacije su spremnije za transformaciju i efikasno upravljanje promenama, imaju uspostavljene sisteme i takvu organizacionu kulturu da su u stanju brzo odgovoriti na nove prilike i pretnje. S druge strane, da bi bile uspešne, transformacione inicijative često zahtevaju pomak ka većoj agilnosti.
Pod pojmom Organizaciona transformacija podrazumevaju se sveobuhvatne promene koje imaju za cilj poboljšanje performansi i konkurentnosti organizacije. Najčešće transformacije uključuju promenu strategije, organizacione kulture, struktura, procesa i tehnologije. Upravljanje transformacionim promenama obuhvata proces planiranja i implementacije u organizaciji. Navedeno uključuje stvaranje vizije za budućnost, razvoj mape puta kako do nje doći i upravljanje otporom promenama koji se neizbežno pojavljuje.
Upravljanje projektima je neizostavno u stremljenju ka organizacionoj agilnosti, provođenju transformacija i promena. Efikasno upravljanje projektima omogućava organizacijama da planiraju, izvrše i prate inicijative promena na struktuiran i kontrolisan način. Agilno upravljanje projektima je posebno dobro prilagođeno organizacijama koje prioritet daju agilnosti i fleksibilnosti. Ono naglašava saradnju, kontinuirani feedback i prilagodljivost, te omogućava timovima da brzo reaguju na promene i prioritete.
Organizaciona agilnost, transformacija i projekti su usko povezani i međusobno zavisni, a upravljanje projektima igra kritičnu ulogu u olakšavanju ovih nastojanja. Koristeći metodologije upravljanja projektima, različite metode, tehnike i alate, kao i prilagođene pristupe, organizacijama se može osigurati da se inicijative efikasno planiraju, izvršavaju i prate, ali i da su napori usklađeni sa širim poslovnim i strateškim ciljevima.
“Time is the scarcest resource and unless it is managed nothing else can be managed.” — Peter Drucker
Prednosti angažovanja PM eksperata
- Objektivnost, stručnost i iskustvo
- Značajno veće šanse za uspeh projekata
- Bolje upravljanje rizicima
- Brže rešavanje problema
- Povećanje agilnosti i fleksibilnosti
- Analize poslovanja s predlozima unapređenja
- Pomoć u unapređenju poslovnih procesa
- Pomoć u unapređenju poslovanja
- Obuke i podrška internim strukturama
- Povećanje zadovoljstva klijenata i zaposlenih
- Pravovremeno izveštavanje, uvid u stanje i praćenje napretka